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岳阳楼区人民政府门户网站“区长信箱”，是区人民政府面向社会公众设立的专用电子信箱。为充分发挥“区长信箱”的重要作用，监督部门单位及其工作人员依法履行职责，维护公民、法人和其他组织的合法权益，切实解决群众反映的问题，并促进“区长信箱”信件办理工作制度化、规范化，结合我区实际，制定本规则。
(一)对本区经济建设、社会发展、市场监管、公共管理等方面的意见和建议；
(三)对区政府各部门单位工作职责、办理程序和政策规定的咨询、意见和建议；
对于“区长信箱”中反映问题事实不清、所提建议理由不充分、联系方式无效、无法核实内容真实性的信件，或者推销类信函、邀请函、给领导的私人信件等，不属于办理范围。
“区长信箱”信件按“属地管理，分级负责，谁主管，谁负责”的原则办理，应办信件做到“件件有结果，事事有回音”。
“区长信箱”由区政府督查室牵头，负责信件的分拣、拟办、转办、督查和办结情况的网上反馈；区信息办负责“区长信箱”管理系统的技术支撑。
各乡、街道办事处、区直有关单位承办区政府督查室转办的“区长信箱”信件。
(一)受理。区政府督查室受理“区长信箱”信件后，具体承办人员按照有效和无效信件分类后，报区政府督查室主任审核处理。无效信件直接在“区长信箱”后台清理，有效信件按一般和重要分类处理。
(二)交办。一般信件由区政府督查室主任审核后转相关部门单位办理；重要信件由区政府督查室主任提出拟办意见，报区政府领导批示后，转相关部门单位办理，涉及多个部门单位的信件明确主办单位。重要信件以区政府督查室“岳楼政督信函”的形式交办。
(三)承办。承办单位收到交办信件后，应及时报单位负责人阅批，研究协调解决信件反映的有关问题；对一时难以解决的问题，要及时进行解释说明，确保问题不扩大，矛盾不激化。联合办理信件时，主办单位要主动沟通协调，相关单位要积极配合。办信工作人员要强化责任意识，确保办理时效与质量。
(四)答复。按照“谁办理、谁答复”的原则，由承办单位将办理结果通过“区长信箱”办理后台答复写信人，同时以电子文档形式抄送区政府督查室备案。除涉密及敏感问题外，在区人民政府门户网站公开答复。
信访类信件的答复，区政府督查室要报送区政府相关领导，承办单位要将电子文档抄送区信访局。
承办单位应自收到信件之日起，一般信件要求在7个工作日内办结，重要信件要求在15个工作日内办结；对不能按时办结的，要说明理由，并报告办理进度。
(一)高度重视，认真办理。各级各有关单位要从促进改革发展、维护社会稳定、构建和谐楼区的大局出发，高度重视“市长信箱”和“区长信箱”信件的办理工作，认真倾听人民群众的意见、建议和要求。要明确一名负责同志分管此项工作，明确受理、办理“市长信箱”和“区长信箱”信件的工作机构和人员，提供必要的办公条件，建立健全工作机制，落实工作责任。工作人员要本着对群众话语、诉求高度负责的精神，认真对待每一封群众来信，高质量地办理答复，不得推诿、敷衍、拖延。
(二)坚持原则，讲究方法。要依据本规则要求，综合运用政策、法律、经济、行政等手段和教育、协商、调解等方法，依法、合理、及时处理群众反映的问题，努力把问题解决在当地，把矛盾化解在基层。
(三)落实保密制度，严格办理程序。工作人员要严格遵守国家相关保密制度，严守相关禁止性规定。对来信尤其是检举、控告、揭发信件中涉及当事人姓名、身份等内容要严格保密，保护当事人的合法权益；对特殊敏感问题要慎重处理，避免引发新的矛盾和问题。
(四)快事快办，注重时效。要充分发挥网络传递信息快捷、简便的特点，严格按照办理时限要求，做到快交、快办、快复。区政府督查室要加强督查，并及时通报。